Como conseguir cumprir prazos

06/05/2016

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A dificuldade em terminar tarefas no prazo, afeta milhares de pessoas, seja no ambiente de trabalho, estudo ou em casa. A lista de tarefas acumuladas só cresce e a sensação que dá é que simplesmente você nunca vai conseguir resolver tudo, não é?

Foi procurando uma maneira de aumentar a produtividade nos estudos nos primeiros anos de universidade, que o italiano Francesco Cirillo, desenvolveu uma técnica chamada de Técnica Pomodoro, simples e muito eficaz para que você gerencie o seu tempo.

Veja como ela pode te ajudar a sair desse ciclo vicioso e aumentar sua produtividade:

Como funciona

A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Ou seja, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais eficientes.

Para colocá-la em prática você vai precisar de:

– Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva (um timer daqueles de cozinha mesmo, serve).

– Uma planilha de tarefas (“to-do-tasks”).

– Lápis e borracha.

Faça uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois, divida seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) e trabalhe ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos, mantendo-se 100% focado.

Quando o timer tocar, no fim dos primeiros 25 minutos, marque um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo) e faça um breve intervalo de 5 minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa, como por exemplo, ir ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café, etc. A cada quatro ciclos, faça uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar.

Esses intervalos entres os “pomodoros” são fundamentais para oxigenar o cérebro e aumentar a agilidade mental.

Importante: Essas medidas de tempo são as sugeridas no método clássico, mas nada impede que você encontre o seu próprio equilíbrio e período de descanso ideal.

Quanto aos resultados

Os objetivos dessa técnica estão ligados a diminuição da ansiedade e aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações. Ao anotar no papel o que precisa ser feito, você consegue não só se organizar melhor, como também estabelecer metas para cada dia ou período de trabalho e acompanhar os resultados e avanços. Depois de alguns dias utilizando a técnica, você notará alguns benefícios como:

1. Entender quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa;

2. Entender o que te distrai recorrentemente;

3. Descobrir quais são as principais interrupções no seu trabalho.

A técnica pode ser usada para organização de diversas tarefas, sejam elas: estudos, trabalho, projetos, atividades domésticas, dentre outras.

Atualmente existem alguns sites e aplicativos (Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc.) que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Experimente, vale a pena!

Fonte: Exame



Tags: Dicas

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